Kheris Workspace

Des professionnels qui ont du mal à tout suivre

Beaucoup d’entreprises ont du mal à suivre leur activité d’un seul regard. Elles ont des clients, du travail, des encaissements ; ce qui leur manque, c’est un endroit où tout se retrouve. Les devis sont dans un fichier, les factures dans un autre, et personne n’a la situation d’ensemble.

Les logiciels de gestion existants ne règlent pas le problème : ils supposent une entreprise formelle, un comptable, du temps pour apprendre. Le gérant, lui, vend, facture et encaisse souvent seul.

Il y a aussi l’informel. Un outil qui impose des mentions fiscales et une TVA écarte d’emblée une part des entreprises qui en auraient le plus besoin. Il fallait rester conforme quand l’entreprise le demande, sans l’imposer à celle qui ne le peut pas.

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Le même outil pour un loueur, un restaurateur et un cabinet de conseil

Chez Kheris, on voit passer des activités très différentes. Un outil taillé pour un seul métier n’aurait servi qu’à une partie d’entre elles. Kheris Workspace part de l’autre bout : ce que toutes ont en commun, des clients, des ventes, des encaissements, des achats, du travail à suivre, et des réglages qui permettent à chacune d’y trouver son métier.

L’activité se choisit à l’inscription, parmi onze : commerce, services, restauration, événementiel, immobilier, transport, artisanat, conseil, communication, location, ou autre. Derrière, trois façons de facturer couvrent la plupart des cas :

• La vente simple, du devis à la quittance, pour celui qui vend un bien ou une prestation.
• Le contrat qui revient : une location au mois, un séjour qui se répète, un abonnement de service, avec son échéancier, ses cautions et ses factures émises à chaque période.
• La ressource qu’on réserve : une salle, un véhicule, un logement loué à la nuit, réservable sans double réservation possible, et facturable depuis la réservation.

Une règle simple rend la même base utilisable par tous : une unité qu’on peut nommer est une ressource, une quantité est un stock. Cinq appartements font cinq ressources, chacune avec son prix, son adresse et son locataire. Quarante chaises font une seule ressource, avec une quantité.

Peut-on dire au client « votre appartement est occupé du 12 au 18 » ? Si oui, c’est une ressource.

Données factices, noms masqués

Écrire le cahier avant le code, puis le réécrire avec les leçons d'un premier outil

Avant la première ligne de code, un cahier d’instructions complet a fixé les modules, l’architecture, les règles de sécurité et l’ordre de construction. Il a ensuite été réécrit : la seconde version reprend ce que le système de pilotage avait appris à ses dépens, et le règle avant de commencer, là où ça ne coûte encore rien.

Le cahier porte aussi une manière de conduire un projet : un découpage en phases, un ordre de construction qui ne se discute pas, et une liste de contrôle où chaque case dit comment elle a été vérifiée, parce qu’une case cochée ne le dit pas.

Treize changements, chacun avec sa raison. Quelques-uns :

• Valider les contraintes techniques d’abord. Une application de ce type demande un serveur qui la fasse tourner, avec ses limites de mémoire et de redémarrage. Les éprouver sur une application vide, avant tout développement, plutôt qu’après douze phases.
• Une facture émise ne bouge plus. Numérotation sûre, avoirs pour corriger, mentions légales paramétrables.
• Les limites de forfait dès le départ. Un socle qui autorise tout ne fait jamais tester le cas refusé.
• Les droits et l’abonnement séparés. Qui a le droit de faire quoi, et ce que l’abonnement permet, sont deux questions différentes. Les confondre rend tout impossible à corriger.
• Le droit à l’effacement. Supprimer « en douceur » ne dit rien du droit d’un client à être effacé, ni du conflit avec la conservation légale des pièces comptables.

Vérifier qu’on ne peut pas faire, pas seulement qu’on peut.

Quelques règles qui tiennent l'ensemble

• Promettre seulement ce qui existe. Chaque différence entre forfaits correspond à une vraie capacité, verrouillée dans la base : nombre d’utilisateurs, saisie du temps, rapports avancés, stockage.
• Les relances partent à la main, jamais toutes seules, pour ne pas agacer les clients de l’entreprise.
• Un document émis est figé. On ne supprime pas une facture : on l’annule, on émet un avoir.
• Les données appartiennent au client. Export complet, effacement garanti, sauvegarde et restauration.
• Chaque entreprise est isolée des autres, au niveau de la base elle-même.

Les affaires se découpent en jalons, puis en tâches : la même hiérarchie que le système de pilotage, appliquée à des projets clients.

Données factices, noms masqués

Un système de design écrit avant le premier écran, puis repris au pixel

Le design a été traité avec la même exigence que la logique. Avant le premier module, un document fixe chaque valeur une fois pour toutes : couleurs, polices, espacements, mouvements. La raison est écrite en tête du document : sur un projet antérieur, l’apparence s’était construite par couches de correctifs, jusqu’à 154 règles forcées et des bugs qui en découlaient directement.

Changer l’apparence doit revenir à modifier une trentaine de lignes, pas deux cents fichiers.

Les écrans ont d’abord été dessinés en maquettes, validées le 15 septembre, puis transposés en six lots : le socle, l’accueil, les listes, les formulaires, la fiche et l’agenda, les rapports et les paramètres. Chaque défaut a été relevé et corrigé au pixel près : un logo qui débordait d’une barre latérale de 212 px, une pastille qui ne prenait pas la couleur de son état, une carte de 300 px de haut pour trois informations sur téléphone, ramenée à 176.

Puis chaque écran est passé en revue critique, noté, et corrigé : les rapports notés 28 sur 40, les tâches 31 sur 40, avant correction. Un audit d’accessibilité a fini le travail, contrastes compris.

Chaque entreprise choisit sa couleur, parmi sept ou à sa main : toute la charte en découle, jusqu’aux documents qu’elle émet.

Données factices, noms masqués

Données factices, noms masqués

D'abord tout le cahier, ensuite ce que l'usage a demandé

La construction a suivi le cahier dans l’ordre : les fondations, les comptes, les entreprises et leurs forfaits, puis chaque module, jusqu’à la mise en production. La suite, c’est l’usage qui l’a dictée.

• 15 septembre · Les cas réels. Les premiers essais font apparaître les retards de paiement constatés, plusieurs quittances sur une même facture, des membres qu’on veut retirer d’une équipe.
• 16 et 17 septembre · Corriger sur place. Une corbeille plutôt que des suppressions définitives, et l’édition sur place : les pages « modifier » disparaissent, on corrige une fiche là où on la lit.
• 19 septembre · Ce qu’une entreprise demande au quotidien. Pièces jointes et justificatifs, factures imprimables en A4, couleurs de l’entreprise sur ses documents, sauvegarde et restauration, mentions fiscales devenues facultatives, effacement complet d’une entreprise.
• 20 septembre · Aligner l’offre sur le produit. Les forfaits sont recalés sur le support commercial, le stockage devient un quota par forfait.
• 21 septembre · Voir plus loin. Trésorerie prévisionnelle, stock, recherche dans tout l’outil, modèles de documents, enregistrement de la facture normalisée électronique.

Données factices, noms masqués

Données factices, noms masqués

Le logiciel a été conçu, cadré et construit seul, avec l’assistance d’outils d’intelligence artificielle, comme le système de pilotage avant lui.

Un premier outil sert aussi à écrire le cahier du second

Les erreurs qu’on corrige mal sont celles du début : les contraintes techniques d’un serveur découvertes en cours de route, des droits mélangés, des suppressions qui n’effacent rien. Kheris est parti de ces leçons, écrites noir sur blanc, avant la première ligne de code.

Le changement d’hébergement de la mi-octobre l’a rappelé : c’est l’objet de l’article Vérifier le terrain, avant et après.

La seconde leçon vient de l’usage : le cahier pose le socle, l’usage le complète. Une bonne part de la suite a consisté à corriger et à ajouter : des cas réels que le cahier n’avait pas prévus, des obligations assouplies pour l’informel, des fonctions qu’on ne découvre qu’en s’en servant.

En service chez deux entreprises

Kheris Workspace est en ligne et utilisé par deux entreprises.

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