J'ai testé un outil d'automatisation avec un objectif précis : alimenter mes tâches et mes jalons à partir d'un courriel, sans rien saisir. Ça marchait. J'ai arrêté. Voici les deux raisons, dans l'ordre où elles ont pesé.
Internet déborde de tutoriels qui expliquent comment automatiser. Presque personne n’écrit pourquoi il a décidé de ne pas le faire. C’est pourtant la décision la plus fréquente, et la moins racontée.
La mienne : j’ai testé n8n, un outil qui enchaîne des actions entre des services, avec un objectif net. Un courriel arrive, il décrit une demande ; l’outil en extrait la tâche, le jalon, l’échéance, et les inscrit dans mon système de pilotage. Plus de saisie. C’est exactement le genre de chaîne dont on se dit qu’elle va rendre des heures.
Elle en aurait rendu. J’y ai renoncé quand même, pour deux raisons, et l’ordre compte.
La première raison : ce que les données ont le droit de traverser
Une chaîne d’automatisation, c’est une suite de mains par lesquelles passe l’information. Le courriel est lu par un service, découpé par un autre, transmis à un troisième. Chaque maillon voit tout.
Or ce que je fais transiter n’est pas anodin. Les demandes que je reçois portent des informations qu’on ne peut pas laisser sortir du cadre où elles ont été confiées. Tant qu’elles restent entre le courriel et ma saisie, je sais où elles sont. Dès qu’elles traversent une chaîne, je ne le sais plus tout à fait, et je ne peux plus l’affirmer à quelqu’un qui me le demanderait.
C’est là que le problème change de nature. Ce n’est plus une question d’efficacité, c’en est une de responsabilité. On peut discuter longtemps du temps gagné ; on ne discute pas de ce dont on répond. Cette raison-là suffisait à elle seule.
La seconde raison : ce que ça coûte de tenir
Une fois la première écartée, la seconde achève de trancher, et elle vaut pour n’importe quelle chaîne, sensible ou non.
Une automatisation ne se construit pas une fois : elle se maintient. Un service change son format, un champ se déplace, une adresse expire, et la chaîne casse sans prévenir. Elle casse toujours au mauvais moment, puisqu’elle casse le jour où quelqu’un s’en sert. Il faut alors comprendre où, réparer, puis vérifier que rien d’autre n’a bougé.
Quand j’ai mis face à face le temps que la chaîne faisait gagner et le temps qu’il fallait pour la construire, la surveiller et la réparer, le compte n’y était pas. Pas de beaucoup, mais il n’y était pas. Et un gain qui n’est pas net n’est pas un gain : c’est une dette avec un autre nom.
Ce que je fais aujourd’hui
Je saisis à la main.
Ce n’est pas un retard, ni une résignation. C’est une décision, prise après essai, et que je peux défendre : la saisie manuelle est le maillon le plus lent de mon système, et c’est aussi le seul dont je sais exactement ce qu’il voit et ce qu’il fait. Elle prend quelques minutes par jour. Elle ne casse jamais.
Je ne dis pas que les automatisations sont inutiles. Je dis qu’avant d’en construire une, il y a deux questions à poser, dans cet ordre : qu’est-ce que je fais transiter, et par où ; et combien coûte, tout compris, ce que je crois gagner. La plupart des tutoriels commencent après ces deux questions. C’est pour ça qu’ils sont si nombreux, et si peu utiles.