Avant d'écrire une ligne de mon système de pilotage, j'ai passé du temps à découper une activité en jalons, en tâches et en livrables. C'est la partie du projet dont personne ne parle, et c'est celle qui a décidé de tout le reste.
Il y a une manière presque infaillible de rater un projet d’outil : commencer par choisir l’outil.
Je l’ai fait, comme tout le monde. Deux fois.
Excel, puis Notion
Excel d’abord. Rendu visuel inadapté à une lecture par la hiérarchie, dépendance aux macros, sécurité insuffisante. Et surtout aucune sortie exploitable : ni indicateurs, ni rapports mis en forme.
Notion ensuite. Les mêmes limites, pour un besoin devenu central : produire un rapport déjà mis en page, rapidement, sans le reprendre à la main.
Ces deux échecs ont l’air d’être des échecs d’outils. Ils n’en sont pas. Ce sont deux fois le même échec de méthode : j’ai cherché un contenant avant de savoir ce que j’allais y mettre.
Ce qui manquait
L’activité que je voulais suivre n’avait pas de structure. On produisait, on livrait, on recommençait, sans pouvoir mesurer l’effort fourni ni recenser ce qui avait réellement été livré. L’information vivait dans des fichiers et dans la mémoire des personnes présentes.
Mettre ça dans un tableur ne le structure pas. Ça le stocke. La différence entre stocker et structurer est exactement la différence entre un dossier plein de fichiers et un système : dans le premier, il faut savoir ce qu’on cherche ; dans le second, on peut poser une question.
Le vrai travail a donc été ailleurs : appliquer une méthode de conduite de projet à une activité qui n’en avait pas. Définir ce qu’est un jalon, ce qu’est une tâche, ce qu’est un livrable, et le faire pour cette activité-là, pas en général.
Sans ce découpage, aucun outil n’aurait rien mesuré.
Pourquoi c’est si difficile de commencer par là
Parce que ça ne produit rien de visible.
À la fin d’une journée passée à choisir un outil, on a un outil. À la fin d’une journée passée à découper une activité, on a des mots sur une page, et l’impression désagréable de n’avoir pas avancé. C’est faux, mais c’est ce qu’on ressent, et c’est pour ça que la plupart des projets sautent cette étape.
Ils la paient plus tard, et plus cher. Une mission lancée sans cadrage se paie en itérations : on refait trois fois ce qu’on aurait pu faire une fois.
La contrepartie
Une fois le découpage fait, le choix de l’outil devient presque évident, parce qu’on sait enfin ce qu’on lui demande. Dans mon cas, deux exigences ont éliminé les deux premiers candidats en une phrase : pouvoir ouvrir le système de n’importe où, et pouvoir le transmettre immédiatement, à quelqu’un qui demande des éléments, ou à celui qui prendra la suite.
Cette seconde exigence est la vraie raison d’être du projet. Un outil de pilotage qui ne se transmet pas n’est pas un système : c’est un fichier personnel.
Je n’aurais jamais formulé cette exigence si j’avais commencé par ouvrir un tableur.